Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos

Como podemos definir as três idades de um arquivo?

A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.

O instrumento onde se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo recebe o nome de Tabela de

Os Arquivos têm ciclo de vida e este é contado a partir da produção do documento e da sua frequência de uso. Depois de destituído dessa vigência, o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas. Então, o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:

I. Arquivo Corrente ou de Gestão, também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

II. Arquivo Intermediário, também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo.

III. Arquivo Permanente, também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico.

Agora, de acordo com as afirmativas acima, faça a correta associação.

( ) São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

( ) São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

( ) São arquivos que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

A sequência correta é:

Convites para solenidade de posse poderiam ser classificados tanto no código 012.31 quanto no 012.32. O mesmo ocorreria com ofícios de agradecimentos pela acolhida a visitantes ilustres, que poderiam ser classificados tanto no código 012.32 quanto no 012.35. Isso significa que, abaixo do primeiro nível, também não há homogeneidade entre as classes. A discrepância seria corrigida com a supressão do código

Sobre as idades do ciclo vital dos documentos administrativos, analise as afirmativas a seguir.

I. A primeira idade é a dos arquivos correntes, nos quais se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico.

II. A segunda idade é a dos arquivos permanentes, nos quais se abrigam os documentos que já ultrapassaram a validade jurídico-administrativa.

III. A terceira idade é a dos arquivos classificatórios, nos quais se abrigam os documentos que deve ser conservados e indexados.

Assinale:

O principal objetivo de um plano de destinação de documentos é fornecer as bases para um entendimento entre a repartição e os funcionários do arquivo. A esse respeito, assinale a afirmativa correta.

O documento que está sem uso imediato na administração, porém é preservado uma vez que ainda poderá ser consultado, caracteriza a idade:

De acordo com o Ato de 14 de maio de 2013, da Presidência do Tribunal Superior do Trabalho, que altera o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos e Judiciais do Tribunal Superior do Trabalho, as folhas de pagamento de magistrados devem ser

O arquivo intermediário caracteriza-se por armazenar, em geral, documentos

A salva-guarda de documentos é uma atividade de extrema importância para as organizações e requer do secretário conhecimentos acerca da classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução, bem como os métodos de arquivamento.

Com relação à gestão de documentos, relacione a coluna da esquerda com a da direita.

(I) Método Alfabético.

(II) Arquivo Permanente.

(III) Arquivo Intermediário.

(IV) Arquivo Corrente.

(A) Abriga os documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo.

(B) Dispõe dos documentos que apresentam interesse e são objetos de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. São os arquivos temporários.

(C) Trata dos documentos que circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

(D) Permite consulta direta, sem necessidade de recorrer a um índice.

Assinale a alternativa que contém a associação correta.

A operação que conduz os documentos ao local de arquivamento permanente é conhecida como

A Teoria das Três Idades é baseada no ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases:

Os documentos de arquivo passam necessariamente pelos arquivos intermediários antes de serem recolhidos aos arquivos permanentes.

Todo documento de uma organização, ao término do seu ciclo vital, será encaminhado à sua destinação final.

Assinale a alternativa que corresponde ao valor que este documento terá perdido ao fim do ciclo mencionado.

Os documentos de arquivo possuem valores determinados pelo conteúdo de suas informações, assim, documentos que interessam a vários órgãos externos e públicos em geral chamam-se:

As três idades documentais caracterizam o ciclo de vida dos documentos. Com base nesse princípio, indique a alternativa que reúne documentos da fase permanente.