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Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos
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O arquivamento indiscriminado de documentos pode ser tão
prejudicial à administração quanto ao descarte igualmente
indiscriminado. Pensando nisso, a Tabela de Temporalidade e
Destinação de documentos de arquivos relativos às atividadesmeio
da administração pública, formalmente publicada pelo
Arquivo Nacional, se constitui num(a)
A
instrumento de pesquisa relevante para os arquivos
permanentes.
B
obrigatoriedade em todos os órgãos do Executivo Federal.
C
obrigatoriedade em todos os órgãos dos Poderes da
República.
D
referência de apoio para os órgãos da administração
pública.
A organização interna dos documentos adotada no arquivo intermediário é definida:
A
no arquivo permanente.
B
no arquivo intermediário.
C
no arquivo corrente.
D
na comissão de avaliação.
E
na tabela de temporalidade.
Depois de destituído da vigência o documento pode ser guardado, em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões baseadas nas ações do passado. Este ciclo de vida pode ser categorizado em três fases.
Assinale a assertiva que NÃO corresponde a uma das fases.
A
Arquivo morto ou inativo
B
Arquivo permanente ou histórico
C
Arquivo intermediário ou semiativo
D
Arquivo corrente ou de gestão
A tabela de temporalidade é instrumento utilizado
A
no controle da expedição de documentos.
B
na organização dos documentos em estantes e
prateleiras.
C
na organização dos documentos em estantes e
prateleiras.
D
no processo de destinação dos documentos.
E
na distribuição dos documentos por assunto.
Considere os seguintes documentos:
I – Fichas financeiras de maio de 1995
II – Relatório final dos cursos promovidos pela Instituição em 2011
Esses documentos se encontram, respectivamente, nas seguintes idades:
A
intermediária e permanente.
B
intermediária e corrente.
C
permanente e corrente.
D
corrente e intermediária.
E
permanente e intermediária.
Utilizando como parâmetro a teoria do ciclo vital de documentos e o conceito de arquivo, estabeleça a correlação CORRETA entre as colunas abaixo.
Arquivo | ( ) | Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. |
Arquivo Corrente | ( ) | Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. |
Arquivo Intermediário | ( ) | Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com uso pouco frequente. |
Arquivo Permanente | ( ) | Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades. |
Marque a alternativa que apresentar, de cima para baixo, a sequência CORRETA de respostas.
A
2 – 4 – 3 – 1.
B
3 – 1 – 4 – 2.
C
4 – 3 – 2 – 1.
D
1 – 2 – 3 – 4.
O fator primordial que orienta a constituição de uma massa
documental em um fundo de arquivo propriamente dito é o(a)
A
volume de documentos existentes.
B
importância política e cultural da instituição produtora.
C
número de instituições que o acervo representa.
D
origem dos documentos.
A teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário é conhecida como:
A
Teoria da fila.
B
Teoria clássica.
C
Teoria da complexidade.
D
Teoria das três dimensões.
E
Teoria das três idades.
A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funções e as atividades da instituição que os produziu ou acumulou é conhecida como
A
princípio da ordem original.
B
teoria das três idades.
C
conservação preventiva.
D
valor probatório.
E
tabela de temporalidade.
Quanto aos estágios de sua evolução podemos classificar os arquivos em:
A
Setoriais, Centrais e Gerais
B
Públicos, Institucionais, Comerciais e Pessoais
C
Especiais e Especializados
D
Corrente, Intermediário e Permanente
E
Funcionais e Culturais
Caso haja documentos que não sejam frequentemente consultados, eles devem, por questões econômicas, ser transferidos a outro espaço, que é conhecido como arquivo intermediário.
C
Certo
E
Errado
Para realizar a tarefa, o arquivista tomará como base um
instrumento denominado:
A
tabela de temporalidade.
B
princípio da pertinência.
C
política de arquivamento.
D
inventário documental.
E
plano de armazenamento.
A disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação é conhecida como ordenação.
C
Certo
E
Errado
Sobre o sistema de arquivamento em órgão público, assinale a alternativa em que a teoria das três idades está na sequência cronológica de classificação de documentos
A
Intermediário, corrente e permanente.
B
Permanente, corrente e intermediário.
C
Corrente, permanente e intermediário.
D
Intermediário, permanente e corrente.
E
Corrente, intermediário e permanente.
Os documentos de terceira idade
A
detêm interesse administrativo apenas por determinado
período.
B
apresentam repetição da informação e qualidade
técnica inferior.
C
têm interesse transitório, pois não possuem valor
administrativo e jurídico.
D
encontram-se no seu período final de vigência e
serão avaliados.
E
são relativos à origem, aos direitos e aos objetivos
da instituição.
Os documentos de arquivo são transferidos ao arquivo intermediário para permitir uma maior economia no armazenamento. O acesso a esses registros documentais no arquivo intermediário é
A
livre, garantindo, assim, a difusão da informação.
B
restrito por cinco anos.
C
restrito por dez anos.
D
restrito aos acumuladores ou aqueles autorizados pelos setores acumuladores.
E
livre somente aos setores da organização.
Para evitar que documentos não arquivísticos se misturem aos documentos de arquivo deve-se aplicar o conceito de informação orgânica.
C
Certo
E
Errado
Transferência e recolhimento são termos que designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo
A
intermediário e o arquivo permanente.
B
central e o arquivo intermediário.
C
corrente e o arquivo intermediário.
D
permanente e o arquivo central.
E
corrente e o arquivo central.
A função arquivística, relacionada diretamente com a questão das políticas de acesso aos documentos, é a avaliação de documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Qual o significado de se atribuir um valor secundário a um documento, durante um processo de “valoração dos documentos”?
A
Possibilidade de uso do documento para fins diferentes do que foi originalmente criado, passando a ser fonte de pesquisa e informação para o próprio serviço e para terceiros.
B
Diz respeito à localização dentro do arquivo, pois no valor secundário o local pode ser de mais difícil acesso.
C
É a sinalização de que tal documento só tem valor quando acompanhado do seu par, o valor primário.
D
Documento que não necessita de cofre para acondicionamento.
E
Documento de conteúdo de classificação duvidosa que necessita de novo exame por profissional qualificado na área de origem.
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