Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos

O conceito de ciclo de vida dos documentos é o princípio fundamental da gestão de documentos.

O acesso aos documentos públicos classificados no mais alto grau de sigilo poderá ser restringido pelo prazo e prorrogação determinados em lei. Vencido esse prazo e intimados os interessados, tais documentos serão destruídos.

Em uma instituição de ensino superior, o fluxo documental é contínuo, exigindo atenção constante por parte dos profissionais que se ocupam dos documentos. Muitos documentos não devem ser disponibilizados ao público por sua natureza restritiva, já outros não possuem qualquer restrição de acesso e são classificados como

Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.

Um arquivo de um setor ou de uma unidade organizacional no qual se encontram discos, fitas cassetes, eslaides, disquetes, CDs e fotografias pode ser identificado como um arquivo especializado.

Os documentos que não possuem valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados.

Em famoso artigo publicado na revista Acervo, em 1987, Marilena Leite Paes analisa as dificuldades de racionalizar o trabalho arquivístico no Brasil e os efeitos da supervalorização da última fase do ciclo vital dos documentos. Para a autora, o “calcanhar de Aquiles” da arquivologia é representado

Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e armazenados da mesma forma, independentemente do suporte físico.

Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

I Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm.

III A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento.

Assinale a opção correta.

Quando os objetivos pelos quais os documentos foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados

Considerando os princípios básicos da Arquivologia, conforme a legislação brasileira, sobretudo aqueles relativos aos arquivos e à gestão de documentos públicos e de caráter público, julgue os itens a seguir.

I São considerados arquivos públicos apenas os conjuntos de documentos oficiais, dotados de importância histórica, selecionados e colecionados por órgãos públicos ou instituições de caráter público, ao longo de sua existência, visando contribuir com a educação, a cultura e a memória nacional.

II Gestão de documentos, ou gestão documental, é o conjunto dos procedimentos e operações técnicas que envolvem os documentos desde a sua produção, passando por seu uso e tramitação, até sua avaliação e arquivamento. A gestão lida com os documentos correntes, ou seja, aqueles que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, são consultados freqüentemente; e com os documentos intermediários, isto é, que já não são de uso corrente nos órgãos produtores, mas precisam ser guardados devido a razões administrativas ou jurídicas.

III A legislação define que a gestão documental e a proteção aos documentos de arquivo são deveres do poder público, pois os documentos, quando organizados, são considerados, por um lado, fundamentais instrumentos de apoio à eficácia administrativa no gerenciamento de informações e, por outro, importantes para o desenvolvimento da cultura e das ciências.

IV Todos os documentos ou informações produzidos nos órgãos públicos, ou instituições de caráter público, somente poderão ser disponibilizados aos cidadãos quando houver autorização por parte do Poder Judiciário, e apenas nos casos em que tal informação for indispensável à defesa de direito próprio.

V Nos arquivos estaduais do Poder Judiciário, como nos demais integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, os documentos correntes devem ser organizados segundo o modelo estabelecido pelo Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, publicado pelo Arquivo Nacional. Cada órgão deve complementar o código com classes relativas às suas atividades específicas, ou atividades-fim.

Estão certos apenas os itens

A função arquivística é hoje considerada um todo indivisível, não mais se aceitando que as atividades de administração de documentos e da informação se realizem de forma desvinculada e estanque. O processamento encadeado das tarefas se dá, no entanto, em fases distintas.
A partir desse novo paradigma, analise as afirmativas a seguir:

I. A grande tarefa técnica do segundo tempo da atividade arquivística é administrar a eliminação de documentos.
II. A normalização da tipologia documental, a normativa da vigência dos documentos e da programação da eliminação são tarefas da fase corrente.
III. A elaboração de instrumentos de pesquisa e a aplicação das técnicas de recuperação e divulgação da informação são funções arquivísticas no âmbito da terceira idade.

Assinale:

Os documentos nascem como instrumentos essenciais ao funcionamento das organizações. Depois de cumpridas as razões que lhes deram origem, eles devem passar por criteriosa avaliação, para que sejam eliminados ou preservados, conforme as indicações desse processo traduzidas na tabela de temporalidade. Apenas serão mantidos aqueles de valor probatório ou considerados valiosos para a pesquisa científica, a herança cultural e o testemunho social.

A respeito do arquivo de documentos públicos, é INCORRETO afirmar que:

A organicidade é um processo lógico que, com base na análise do organismo produtor de documentos de arquivo, visa estabelecer categorias genéricas, conforme as funções, atividades ou estruturas administrativas do organismo produtor do arquivo, em que deverão ser distribuídos os documentos. Assim, não só esclarece sobre as funções e atividades do produtor, mas também sobre as ligações entre os documentos.

Do ponto de vista da administração, o ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades: a dos documentos ativos, a dos semi-ativos e a dos inativos. As denominações mais difundidas para essas idades, ou fases, são corrente ou de gestão, intermediária e permanente ou histórica.

Para conhecer os prazos para arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, é suficiente se consultar a tabela de temporalidade.

O arquivamento é composto de uma seqüência de etapas. É chamada de ordenação a etapa que consiste na disposição dos documentos em consonância com a classificação e a codificação estabelecidas.

A organização dos documentos segundo seu aspecto formal é chamada de classificação por gênero.