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Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos
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Quando um documento passa a servir a fins distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de avaliação lhe atribui valor
A
informativo.
B
probatório.
C
intrínseco.
D
legal.
E
secundário.
O recolhimento dos acervos arquivísticos de valor histórico
acumulados pelos órgãos do governo do Distrito Federal
deve seguir alguns procedimentos. Assinale a alternativa que
descreve um desses procedimentos, de acordo com a
legislação do Distrito Federal em vigor.
A
As atividades técnicas que precedem ao recolhimento
de documentos deverão ser custeadas pelo órgão
central do sistema de arquivos do Distrito Federal.
B
Os documentos a serem recolhidos devem ser
acondicionados em pastas suspensas.
C
A higienização e a organização desses documentos
devem ser realizadas pela instituição arquivística
pública.
D
O acervo deve ser acompanhado de um instrumento
descritivo; e os documentos, classificados de acordo
com o plano de classificação.
E
Os documentos históricos devem ser avaliados pela
instituição arquivística pública.
A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norteamericanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.
C
Certo
E
Errado
O arquivo corrente é formado por documentos que estão em
trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque
aguardam sua destinação final.
C
Certo
E
Errado
O instrumento de destinação que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se
A
tabela mnemônica.
B
lista de eliminação.
C
tabela de eliminação.
D
termo de encerramento.
E
tabela de temporalidade.
Arquivos constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados denominam-se
A
intermediários.
B
correntes.
C
permanentes.
D
especiais.
E
transitórios.
Para definir o que deve ser feito com os documentos de
um acervo, é necessário submetê-los a um processo de
análise e seleção que visa ao estabelecimento de prazos
para a sua guarda, nas fases corrente e intermediária, e
sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento
para guarda permanente. Esse processo é denominado
A
temporalidade.
B
destinação.
C
avaliação.
D
racionalização.
E
registro esquemático.
Na determinação do valor primário de um documento, predominam
A
as razões de criação e uso.
B
os princípios de proveniência e organicidade.
C
o tipo e o formato.
D
a autoria e a destinação.
E
a classificação e a temporalidade.
A passagem dos documentos dos arquivos correntes ou
intermediários aos arquivos permanentes, administrada pela
tabela de temporalidade, é conhecida na Arquivologia como
A
transferência.
B
destinação.
C
recolhimento.
D
incorporação.
E
entrada.
O ciclo vital dos documentos é definido pela seguinte seqüência de tarefas:
A
análise, avaliação, seleção e eliminação.
B
análise,descrição, seleção e destinação.
C
análise, descrição, seleção e eliminação.
D
análise, avaliação, classificação e eliminação.
Documentos classificados como secreto, confidencial ou reservado não são processados nas unidades de protocolo, ao contrário dos demais documentos. Nesse caso, o servidor deverá apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e o encaminhar para o órgão de destino, sem fazer a autuação.
C
Certo
E
Errado
Arquivos correntes:
A
constituem objeto de consultas frequentes.
B
são pouco utilizados: aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
C
são documentos de inestimável valor histórico cuja preservação é essencial.
D
só podem ser recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em virtude de seu conteúdo.
E
sempre reúnem documentos provenientes de um único setor da instituição.
Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua
permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo
especializado.
C
Certo
E
Errado
Os objetivos dos centros de documentações devem ser sempre pensados em relação à instituição que pertencem e à comunidade a que devem servir. Dentro deste contexto, o profissional da informação deve sempre:
A
Interpretar corretamente a missão institucional.
B
Reduzir custos e favorecer a produtividade.
C
Monitorar as ações dentro e fora dos centros documentais.
D
Traçar planos gerais e especiais de ações.
Uma das principais funções do arquivo intermediário é
armazenar temporariamente os documentos que não são mais
movimentados.
C
Certo
E
Errado
Assinale a opção correta a respeito dos procedimentos adotados
para os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos
arquivos.
A
Os documentos são recebidos por transferência dos arquivos
correntes.
B
Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade,
os documentos serão transferidos ao arquivo central.
C
O empréstimo de documentos é facultado somente para o
produtor do documento.
D
Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em
cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
E
O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os
processos que estejam em péssimo estado de conservação.
O ciclo vital dos documentos corresponde a uma sucessão de fases, cuja duração depende, basicamente, de
A
sua vigência.
B
seu estado de conservação.
C
seu gênero.
D
sua gênese.
E
sua tipologia.
O conceito de arquivo intermediário, cujo surgimento deveu-se a razões econômicas, para baratear a guarda de documentos, possibilitou a elaboração da teoria das três idades documentais.
C
Certo
E
Errado
As atividades típicas dos arquivos correntes são
A
o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a
consulta de documentos.
B
o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a
avaliação de documentos.
C
o protocolo, o arquivamento e o empréstimo de documentos.
D
a classificação, a avaliação e a destinação de documentos.
E
a classificação, o arquivamento e o empréstimo de documentos.
Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean- Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados
A
arquivos intermediários.
B
sistemas de protocolo.
C
arquivos correntes.
D
processos e expedientes.
E
sistemas de gestão informacional.
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