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Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos
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Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Um Conselho Regional mantinha, em seus arquivos, documentos que eram consultados apenas ocasionalmente, mas que ainda precisam ser preservados em razão de exigências legais.
Com base nessa situação hipotética, os documentos descritos devem ser mantidos, predominantemente, em um arquivo
A
corrente, pois continuam vinculados às atividades rotineiras da instituição.
B
intermediário, pois, mesmo com pouca consulta, ainda possuem valor legal.
C
permanente, pois todo documento concluído deve ser preservado definitivamente.
D
especial, pois exigem procedimentos específicos de armazenamento e conservação.
E
setorial, pois permanecem sob a guarda da unidade responsável por sua produção.
Na identificação dos documentos, quando ainda estão em uso ou consultados com frequência, mesmo que não se movimente mais entre setores de um órgão, são considerados como:
A
correntes
B
secundários
C
permanentes
D
intermediários
Em uma prefeitura municipal, após a conclusão da análise de um processo de solicitação de alvará, o documento deixou de ser consultado com frequência, mas ainda precisava permanecer arquivado por um período determinado antes de sua eliminação ou guarda permanente. O servidor responsável providenciou sua transferência para o setor adequado, onde ficaria sob controle até o fim do prazo de retenção.
Considerando essa situação, assinale a alternativa que apresenta corretamente o setor para o qual o documento foi encaminhado.
A
Protocolo
B
Arquivo setorial
C
Arquivo corrente
D
Arquivo permanente
E
Arquivo intermediário
O setor de RH da ION acumula há mais de 10 anos arquivos físicos de servidores desligados. A falta de espaço já compromete a rotina de trabalho. A diretoria propõe eliminar parte da documentação antiga para liberar espaço, sugerindo que apenas documentos "relevantes" sejam preservados. Respeitando as normas de gestão documental, o procedimento correto adotado pelo setor deve ser:
A
contratar uma empresa externa especializada em gestão documental para auditar os arquivos físicos e decidir quais documentos podem ser descartados
B
criar um comitê interno composto por representantes de diferentes setores da empresa para discutir e decidir quais documentos devem ser preservados
C
estabelecer uma política de eliminação que permita o descarte imediato de documentos de servidores desligados após dois anos, visando a simplificar o processo de gestão de documentos
D
realizar uma análise criteriosa de cada documento, identificando aqueles que precisam ser preservados de acordo com as normas de retenção e eliminar os que não se enquadram nesses critérios
A aplicação do ciclo de vida fundamentou a gestão de documentos, entretanto sua utilização no ambiente digital tem constituído um desafio.
C
Certo
E
Errado
No que concerne aos conceitos fundamentais da arquivologia, assinale a alternativa que menciona o conceito com a sua correta descrição.
A
Documento intermitente: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta frequente.
B
Acervo: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
Gênero documental: sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
D
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente.
E
Teoria das Três Idades: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como correntes, intermediários ou intermitentes, de acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, considerando-se sua gênese, tratamento e utilização.
O ciclo natural de todo documento da organização é sair do arquivo corrente, seguir para o arquivo intermediário e, por fim, ser armazenado no arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
Cadeia de custódia ininterrupta é o sistema de controle que, estendendo-se por todo o ciclo de vida dos documentos, visa assegurar a autenticidade destes ao longo do tempo.
C
Certo
E
Errado
Em um órgão público, durante o processo de avaliação documental, um servidor identificou uma série de documentos antigos que já haviam cumprido sua função administrativa e legal, mas que ainda possuíam valor histórico e informativo para a organização.
Nesse contexto, considerando as etapas do ciclo de vida dos documentos, é correto classificá-los como de
A
primeira idade, do tipo corrente.
B
primeira idade, do tipo permanente.
C
segunda idade, do tipo corrente.
D
segunda idade, do tipo permanente.
E
terceira idade, do tipo permanente.
A gestão de documentos na Administração Pública é orientada pelos princípios arquivísticos e pela necessidade de eficiência, transparência e preservação da memória institucional. Sobre o ciclo de vida dos documentos, marque a alternativa CORRETA.
A
Os documentos permanentes, ao perderem seu valor administrativo e jurídico, deixam de ter qualquer relevância para a Administração Pública, sendo destinados ao descarte, visto que já cumpriram sua função.
B
Os documentos correntes caracterizam-se pelo desuso administrativo, devendo ser imediatamente transferidos para os arquivos intermediários, onde permanecerão até sua eliminação ou recolhimento.
C
Os documentos intermediários têm utilização restrita e transitória, sendo preservados por prazos definidos em tabelas de temporalidade, podendo posteriormente ser eliminados ou transferidos para guarda permanente, dependendo de seu valor.
D
O ciclo de vida documental corresponde apenas ao conjunto de atividades de organização e conservação de documentos em meio físico, não se aplicando a documentos digitais.
E
A gestão de documentos aplica-se exclusivamente às fases corrente e intermediária, pois os documentos permanentes passam a ser responsabilidade exclusiva das instituições de preservação histórica, desvinculados da Administração.
O ciclo de vital dos documentos compreende três idades: primeira, arquivos correntes; segunda, arquivo intermediário; e a terceira, arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
O ciclo de vida dos documentos determina a necessidade de digitalização ou não destes.
C
Certo
E
Errado
As notas fiscais emitidas no ano corrente, após processo licitatório de aquisição de materiais, são exemplos de arquivos de
A
primeira idade.
B
segunda idade.
C
terceira idade.
D
quarta idade.
E
quinta idade.
Os documentos que perderam todo o valor primário e passaram a ser identificados como de valor informativo, probatório e histórico pertencem ao arquivo
A
permanente.
B
intermediário.
C
corrente.
D
central.
E
periférico.
São documentos públicos identificados como correntes aqueles
A
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
B
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação.
C
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam o recolhimento para guarda permanente.
D
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Os arquivos correntes referem-se aos documentos e registros que são:
I - frequentemente atualizados para refletir informações recentes;
II - essenciais para as operações diárias da organização, pois contêm informações relevantes;
III - transferidos para arquivos históricos internos ou instituições arquivísticas;
IV - usados repetidamente em processos diários, reuniões e outras atividades operacionais;
V - acessados com menos frequência e normalmente mantidos por razões legais.
Está CORRETO o que se afirma em:
A
I, II e III, apenas.
B
I, II e V, apenas.
C
II, III e V, apenas.
D
III, IV e V, apenas.
A propriedade da documentação continua a ser da administração que a produziu. Logo, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, entretanto, haver uma autorização para que outros os consultem.
C
Certo
E
Errado
O trabalho realizado após a Segunda Guerra Mundial que propulsiona e dissemina o conceito de ciclo vital dos documentos e estabelece as bases para a gestão documental foi produzido
A
pelo Conselho Internacional de Arquivos.
B
pela Comissão Hoover.
C
pela Associação de Arquivistas Holandeses.
D
pela Lei 7 Messidor.
E
pelo Arquivo Nacional da França.
O metadado referente ao identificador de evento refere-se ao ciclo de vida do documento, e o registro deverá ser feito automaticamente pelo SIGAD.
C
Certo
E
Errado
De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, arquivos correntes são os conjuntos de documentos, em curso ou sem movimentação, que se constituem por serem de consultas:
A
preservadas
B
reservadas
C
destinadas
D
frequentes
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