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A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema...
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Q4014941
Teclas de Atalhos
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A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais visando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que:
• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;
• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e
• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes.
Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.
A
Centralizar a triagem de correspondências exclusivamente no gabinete do prefeito, garantindo maior controle político sobre os documentos.
B
Designar servidores de cada setor para buscar pessoalmente as correspondências no protocolo, eliminando a etapa de distribuição centralizada.
C
Suspender temporariamente o recebimento de correspondências físicas, adotando apenas o meio digital para reduzir o volume e facilitar o arquivamento.
D
Estabelecer um fluxo padronizado que inclua registro imediato das correspondências no protocolo, triagem cronológica e distribuição com rastreamento interno.