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Durante a implementação de um sistema de classificação de documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base apenas na data de produção. A arquivista responsável explicou que esse critério compromete a identifi cação adequada das espécies documentais. Com base nos conceitos fundamentais de arquivologia, o erro do estagiário foi:
agrupar documentos por função em vez de tipo documental
classificar documentos pela espécie sem considerar a tipologia
desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato documental
arquivar documentos permanentes com os de uso corrente de valor primário