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Em uma secretaria municipal, durante uma auditoria interna...
Em uma secretaria municipal, durante uma auditoria interna, foi observado que alguns documentos recebidos não estavam corretamente registrados no sistema de protocolo, alguns processos eram arquivados fora da ordem e outros tinham informações incompletas sobre o remetente e a data de recebimento. Como resultado, houve atrasos na tramitação e dificuldades de localização de processos importantes. Para corrigir a situação, o setor administrativo decidiu:
1.Padronizar o registro de todos os documentos recebidos, incluindo remetente, data, tipo de documento e número do protocolo;
2.Criar rotinas de arquivamento de acordo com normas de classificação e temporalidade;
3.Treinar os servidores sobre procedimentos internos de protocolo e arquivamento.
Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta:
A
Treinar os servidores sobre protocolos e arquivamento não é necessário, desde que existam manuais escritos.
B
O registro, protocolo e arquivamento adequado de documentos são atividades burocráticas secundárias, sem impacto direto na eficiência da repartição.
C
O arquivamento fora de ordem ou registro incompleto não compromete a tramitação, pois os documentos podem ser localizados apenas por data de recebimento.
D
A padronização de registros, aliada à organização do arquivamento e ao treinamento, melhora a eficiência administrativa, rastreabilidade dos processos e segurança da informação.