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A gestão documental eficiente é um pilar fundamental para a...
A gestão documental eficiente é um pilar fundamental para a transparência e a eficácia da Administração Pública, sendo crucial para o controle de processos licitatórios e a execução de contratos. A arquivologia moderna classifica os arquivos com base em diferentes critérios, sendo um dos mais importantes o "ciclo de vida dos documentos", que define o estágio em que o documento se encontra e o tratamento que deve receber. Essa teoria, conhecida como Teoria das Três Idades, impacta diretamente como um Analista de Compras e Licitação deve manusear os processos findos, determinando se devem permanecer no setor, ser enviados a um depósito ou recolhidos para a história. Considerando a Teoria das Três Idades (Corrente, Intermediário e Permanente), assinale a alternativa que descreve corretamente a destinação e o tratamento dos documentos na fase intermediária.
A
Os documentos são classificados como intermediários por serem de uso corrente e constante pela unidade produtora, exigindo acesso imediato e diário para a tomada de decisões.
B
Os documentos são classificados como intermediários apenas se contiverem informações sigilosas, sendo esta a única fase em que o acesso restrito é aplicado antes do recolhimento ao arquivo permanente.
C
Os documentos são classificados como intermediários no momento em que perdem totalmente seu valor administrativo, sendo imediatamente transferidos para o arquivo permanente devido ao seu valor histórico presumido.
D
Os documentos são classificados como intermediários quando deixam de ser frequentemente consultados, mas ainda possuem valor administrativo, legal ou fiscal, devendo ser mantidos em depósito específico aguardando o cumprimento de seus prazos de guarda para posterior eliminação ou recolhimento.