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Para serem considerados arquivos, uma das características que os conjuntos de documentos devem possuir é a seguinte:
ser produzidos, mas não recebidos, por instituições públicas e privadas.
ser recebidos, mas não produzidos, em decorrência do exercício de quaisquer atividades.
ter natureza textual, principalmente.
envolver órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, mas não pessoas físicas.
conter informações, quaisquer que sejam os suportes.