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No setor de arquivo, parte da documentação fica perto da equipe, outra segue para guarda temporária com consulta eventual, e outra é preservada por valor duradouro. Nessa organização, os tipos de arquivos se distribuem como:
arquivo corrente reúne documentos em consulta eventual, arquivo intermediário guarda documentos de uso diário, e arquivo permanente recebe documentos em tramitação.
arquivo corrente reúne documentos em uso frequente, arquivo intermediário guarda documentos de consulta eventual, e arquivo permanente preserva documentos de valor duradouro.
arquivo corrente reúne documentos de valor histórico, arquivo intermediário mantém documentos de guarda definitiva, e arquivo permanente conserva documentos em uso imediato.
arquivo corrente reúne documentos de guarda definitiva, arquivo intermediário mantém documentos de valor duradouro, e arquivo permanente concentra consulta eventual.
arquivo corrente reúne documentos em fase final de guarda, arquivo intermediário preserva documentos históricos, e arquivo permanente concentra documentos para uso frequente.