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Em um órgão público, a auditoria interna constatou que...
Em um órgão público, a auditoria interna constatou que grande parte dos documentos administrativos estava dispersa em pastas físicas e digitais, dificultando o acesso rápido e o acompanhamento de processos. Muitos documentos eram duplicados ou estavam sem identificação clara, gerando retrabalho e atrasos.
Considerando os princípios da organização de arquivos, assinale a alternativa que apresenta a ação mais adequada para resolver o problema:
A
Manter os documentos onde estão, considerando que os servidores conhecem suas pastas e sabem localizar os arquivos quando necessário.
B
Criar cópias adicionais de todos os documentos, armazenando-os de forma aleatória em diferentes setores para aumentar a disponibilidade.
C
Implantar um sistema de organização baseado na função do órgão e na natureza dos documentos, estabelecendo procedimentos de armazenamento, atualização e recuperação, garantindo acessibilidade, rastreabilidade e segurança da informação.
D
Organizar os documentos apenas por ordem cronológica, sem considerar tipo, função ou assunto, presumindo que isso será suficiente para controle.