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No ciclo de vida documental (teoria das três idades), a passagem do arquivo intermediário ao permanente ocorre quando:
O documento completa prazo fixo de 10 anos.
A administração declara formalmente encerrado o processo.
O documento deixa de ter valor jurídico.
O documento é digitalizado e indexado.
O documento adquire valor secundário permanente, reconhecido após avaliação técnica.