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Partindo dos conceitos da Diplomática, é correto afirmar que a espécie documental:
É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
Contextualiza-se nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora.
É a configuração que assume a tipologia documental de acordo com a atividade que ela representa.
Tende a representar coletividades, pois corresponde ao registro de várias atividades administrativas.