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A prefeitura de determinado município identificou falhas no fluxo de correspondências o...
A prefeitura de determinado município identificou falhas no fluxo de correspondências oficiais após auditoria do controle interno apontar: ausência de registro formal da data e hora de recebimento de documentos externos; distribuição informal de correspondências diretamente aos setores, sem protocolo ou rastreabilidade; reprodução (cópias físicas e digitais) sem controle de versão; e arquivamento de documentos sem classificação, segundo plano de classificação institucional. Em razão disso, o prefeito determinou a reorganização do setor de protocolo e arquivo, com base nas boas práticas arquivísticas e nos princípios da Administração Pública. Considerando o contexto hipotético apresentado, a medida tecnicamente adequada a ser implementada é:
A
Realizar apenas a digitalização das correspondências recebidas, sem controlar a tramitação física e a classificação arquivística.
B
Substituir o controle de protocolo por registro no e-mail institucional, considerando suficiente a comprovação eletrônica do recebimento.
C
Permitir que cada secretaria organize e arquive suas correspondências de forma autônoma, para preservar a descentralização administrativa.
D
Encaminhar todas as correspondências diretamente aos setores demandantes, mesmo sem protocolar, para conferir maior celeridade administrativa.
E
Implantar sistema formal de protocolo com registro sequencial e cronológico do recebimento, classificação conforme plano institucional, controle de tramitação, registro de reprodução e arquivamento,segundo critérios de organização previamente definidos.