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No contexto das práticas de gestão de documentos, que envolvem análise funcional, racionalização de fluxos informacionais e tomada de decisão sobre o ciclo de vida documental, é fundamental considerar que
o uso dos documentos não exerce influência na definição de seus prazos de guarda.
o estímulo constante da produção documental é necessário para ampliar o volume de informações disponíveis à administração.
o fluxo documental corresponde exclusivamente à movimentação física dos documentos entre setores.
a destinação constitui etapa estratégica, orientando decisões sobre guarda permanente, transferência ou eliminação de documentos com base em critérios técnico-funcionais.
a gestão de documentos aplica-se apenasa documentos nato-digitais e digitalizados.