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O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público nominalmente e endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento:
Abrir o envelope, registrar o resumo do assunto no sistema de trâmite e encaminhar os autos físicos digitalizados para o destinatário.
Abster-se de abrir a correspondência, registrando apenas os dados do cabeçalho externo no protocolo antes de entregá-la ao destinatário.
Recusar o recebimento do documento na triagem, carimbando a embalagem como inválida devido à falta de interesse público do objeto.
Romper o lacre para classificar o grau de sigilo interno e reter a guia de remessa até que o Diretor-Geral assine o termo de ciência.
Encaminhar o pacote fechado diretamente ao arquivo permanente, efetuando o tombamento histórico por se tratar de órgão público.