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A principal finalidade do arquivo em uma instituição pública é:
Acumular documentos de forma desordenada para consulta futura.
Tornar disponíveis as informações contidas no acervo sob sua guarda.
Eliminar todos os documentos com mais de cinco anos de criação.
Servir como uma biblioteca de lazer para os servidores.
Restringir o acesso a todas as informações para garantir o sigilo absoluto.