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Ao organizar o arquivo de sua unidade, um servidor do setor administrativo identificou três conjuntos de documentos: o primeiro reúne processos em andamento e contratos vigentes, consultados diariamente pela equipe; o segundo contém documentos encerrados que ainda não tiveram sua destinação final definida; e o terceiro abriga registros históricos da instituição, preservados em caráter definitivo.
De acordo com a terminologia arquivística, o primeiro conjunto descrito corresponde ao arquivo
permanente, pois seus documentos possuem valor histórico e são preservados indefinidamente.
intermediário, pois reúne documentos de uso frequente vinculados às atividades em curso do órgão.
iconográfico, pois a classificação dos documentos leva em conta o suporte e o formato em que foram produzidos.
especial, pois os documentos contratuais exigem tratamento diferenciado em razão de sua natureza jurídica.
corrente, pois abriga documentos de valor primário, objeto de consulta frequente e necessários às atividades rotineiras da instituição.