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Em toda instituição, seja pública ou privada, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é necessário que os documentos estejam organizados e obedecendo às três idades dos arquivos, que são:
clássica, antiga e moderna
infantil, juvenil e adulta
funcional, orgânica e histórica
corrente, intermediária e permanente
ativa, inativa e morta