Uma das etapas mais importantes no arquivamento de
documentos é a escolha do método a ser utilizado. Dentre
os métodos existentes para o arquivamento de
documentos está o Geográfico. Este método deve ser
utilizado quando:
A
O elemento principal a ser considerado é um nome. É
classificado como um sistema direto, devido ao fato
da pesquisa ser feita diretamente no arquivo, por
ordem alfabética.
B
A busca é realizada a partir de elementos de
procedência ou local, os quais se encontram
organizados em ordem alfabética.
C
O principal elemento a ser considerado é o assunto,
também chamado de ideográficos. Apesar de ser
bastante utilizado, este não é de fácil aplicação em
função da necessidade de interpretação dos
documentos sob análise.
D
O elemento principal é um número, sendo
considerado um sistema indireto, pois, para localizar
um documento torna-se necessário recorrer a um
índice alfabético de assunto, o qual fornecerá o
número a partir do qual o documento foi organizado.