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A contextualização dos documentos de arquivo supõe sempre pesquisa sobre as atividades desenvolvidas pelo órgão produtor. Quando se pretende classificá-los em uma perspectiva funcional, é indispensável identificar as ações relacionadas com suas diferentes áreas de atuação. Dentre as atividades da Defensoria Pública do Rio Grande do Sul, pode-se mencionar o acolhimento às pessoas vítimas de violações; a mediação em casos de disputa de guarda de filhos; e a contestação de ações de despejo. Tais processos correspondem, respectivamente, às seguintes áreas:
direitos humanos, família e cível.
criminal, moradia e prisional.
defesa da mulher, saúde e consumidor.
ambiental, consumidor e criminal.
família, direitos humanos e consumidor.