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Objetivando orientar o usuário quanto aos fundos existentes no arquivo, o primeiro instrumento a ser elaborado deve ser o catálogo seletivo.
Na divulgação dos arquivos, as exposições devem ser evitadas, pois expõem os documentos a fatores agressivos à sua conservação.
A elaboração dos instrumentos de pesquisa é um dos requisitos para o cumprimento da função social dos arquivos.
O tipo documental é a configuração que o documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação.
Os inventários e os catálogos são considerados instrumentos parciais.
Nos inventários, devem constar informações sobre a localização e os serviços prestados pelos arquivos.
O primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga, embora não permita o acesso a informações dos conteúdos dos documentos.
O relatório de atividades constitui uma espécie documental utilizada nas instituições públicas para o registro das atividades por elas desenvolvidas.
Os objetivos da atividade de descrição incluem a identificação, a classificação, a avaliação e o arquivamento dos documentos.
Os alunos de ensino médio e fundamental inserem-se nas categorias de usuários freqüentes dos arquivos permanentes.
No quadro de arranjo adotado para os fundos que apresentem quantidade reduzida de documentos, é obrigatório o estabelecimento de grupos como primeira divisão.
Conjuntos de documentos identificados como pertencentes a um fundo fechado serão a ele integrados.
Na visita de escolares aos arquivos, os locais não abertos aos consulentes também poderão ser visitados, inclusive o processamento técnico.
Os inventários apresentam descrição analítica.
A publicação de catálogos seletivos e edições comemorativas contribui na divulgação do acervo de um arquivo.
Repertório é a denominação atribuída anteriormente ao catálogo seletivo.
Na área de notas da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, Isad (G), devem constar informações importantes não contempladas nas outras áreas.
No atendimento aos estudantes, o arquivista é o elo entre o jovem e os instrumentos de pesquisa.
Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência a identidade, a ação, a memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. São parte do patrimônio, por exemplo, as criações científicas, artísticas e tecnológicas; obras, objetos, documentos, edificações etc., referentes a manifestações artístico-culturais.