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De acordo com a Lei de Arquivos (Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991), gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente, bem como:
intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente
intermediária e permanente, visando racionalizar a sua utilização pelos diferentes usuários
intermediária e permanente, visando ao recolhimento dos documentos públicos federais para guarda histórica