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Constituem critérios que regulam a eliminação de documentos, de acordo com Marilena Leite Paes no livro “Arquivo: Teoria e Prática” (1997), EXCETO:
Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros.
Documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros que tenham sido impressos em sua totalidade.
Documentos que se tornaram obsoletos e não mais representam interesse para a administração.
Documentos originais únicos que provem como a instituição foi organizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, relatórios de atividades, normas, documentos fiscais).