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Segundo Renato Valentiani (2009), a palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion (depósito de documentos da antiga Grécia) e este deriva de arché (palácios dos magistrados). Ainda, segundo o autor, há os que defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significa “lugar de guarda de documentos e de títulos de nobreza”.
No conceito moderno, podemos definir arquivo como:
Conjunto de documentos que visam a informação e ao entretenimento.
Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, no decorrer de suas atividades, ordenados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Conjunto de documentos que são peças e objetos tridimensionais de valor cultural e didático.
Conjunto de documentos adquiridos por compra, doação ou permuta de diversas fontes.
Conjunto de documentos que possuem vários exemplares de cada documento.