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Na chamada classificação funcional, SCHELLENBERG (2006) aconselha, sempre que possível, para os documentos públicos que se relacionam com importantes diretrizes, opiniões e decisões políticas, que se criem:
comissões de avaliação.
unidades de arquivamento separadas.
cartas de solicitação de divulgação.
itens explicativos.
critérios de aferição.