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O arquivo em organizações apresenta três funções básicas. São elas:
a guarda, a conservação e a recuperação de documentos.
a eliminação, a elaboração e a reciclagem de documentos.
a guarda, a destruição e a tradução de documentos.
a guarda, a incineração e a digitação de documentos.
a conservação, a elaboração e a formatação de documentos.