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Pode-se dizer que um dos processos para a digitalização de documentos é a indexação, ou seja:
Todos os arquivos são higienizados, desmetalizados, restaurados e acondicionados em ambientes de temperaturas controladas para eliminar a umidade do papel.
Os documentos são transformados em imagens digitais, através de scanners profissionais de alta velocidade, que possuem recursos tecnológicos de melhoria de imagens.
Através de índices, metadados e taxonomia, manuais e automáticos, é possível facilitar a localização e a recuperação dos documentos.
Cada documento passa pelo controle de qualidade visual, verificação das imagens e dos índices, gerados antes de ser disponibilizado ao cliente.