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Segundo Novelino (1996, p.38), “a principal característica do processo de representação da informação é a substituição de uma entidade linguística longa e complexa — o texto do documento — por sua descrição abreviada”. Dessa forma, o processo de representação da informação ocorre basicamente em duas etapas, sendo elas:
objetividade na análise do documento; referência ao seu caráter intrínseco.
análise do assunto de um documento e a atribuição do resultado desta análise a uma expressão linguística; atribuição de conceitos ao documento analisado.
análise com base nos elementos intrínsecos do documento; controle adequado das fases principais do processo.
análise do documento; interpretação das informações.
controle de vocabulários presentes; atribuição de conceitos ao documento analisado.