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O uso da folha de pagamento é obrigatório para o empregador, conforme preceitua a Lei nº 8.212/91, art 32, inciso 1, da Consolidação da Legislação Previdenciária - CLP. Ela pode ser feita à mão (manuscrita), ou por meio de processos mecânicos ou eletrônicos. Nela são registrados mensalmente todos os proventos e descontos dos empregados. Deve ficar à disposição da fiscalização, da auditoria interna e externa e estar sempre pronta para oferecer informações necessárias à continuidade da empresa. A folha de pagamento se divide em duas partes distintas: proventos e descontos.
A parte dos proventos engloba:
Salário, hora extra, adicional de insalubridade, salário família.
Quota de providência, Imposto de Renda, contribuição sindical, seguros.
Adiantamentos, faltas e atrasos, vale transporte, outros descontos previstos em lei.
Diárias para viagem, seguros, adiantamentos, ajuda de custo.