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Com o avanço das tecnologias da informação, diversas ferramentas digitais passaram a ser utilizadas no apoio às atividades institucionais e acadêmicas, dentre essas ferramentas: Google Drive e OneDrive.
Nesse contexto, constitui uma característica desses serviços:
restrição de acesso aos arquivos ao computador em que foram criados.
possibilidade de acesso remoto aos dados, com opções de compartilhamento e sincronização.
mecanismos para definição de permissões de usuários e criação de jogos.
necessidade de instalação local de todos os arquivos para uso contínuo.
limitação do uso a redes internas da instituição como forma de proteção de dados.