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Em documentos oficiais como ofícios, cartas, memorandos e requerimentos, o Secretário de Escola precisa utilizar uma linguagem formal, que se enquadra no padrão de linguagem de prestígio.
Conforme o documento Profuncionário (Caderno 13), ao escrever para o Presidente da República, o Presidente do Congresso Nacional e/ou o Presidente do Supremo Tribunal Federal, deve-se empregar a seguinte forma de tratamento:
Você (v) Vocês (vv).
Vossa Excelência/Sua Excelência.
Vossa Excelência Reverendíssima (V.Ex.ª Revma.).
Vossa Senhoria (V. Sa)/Vossas Senhorias (V. Sas.).
Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras (Sras.).