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A ficha de entrada e a numeração são duas fases do inventário.
Parte do processo de documentação, o sistema de numeração permite o controle quantitativo das coleções e dos desdobramentos que possam existir em conjuntos e pares.
A identificação precisa dos objetos constitui-se em uma das fases da tarefa científica do conservador de museu.
A função básica de comunicar engloba a coleta, a aquisição, o armazenamento, a conservação e a restauração das evidências materiais do homem
A maior parte das informações sobre o objeto é intrínseca e, portanto, difícil e, às vezes, impossível de ser resgatada.
Um objeto, ao entrar para o contexto museológico, deixa de ter uma história a ser documentada. Em um museu ele não ganha mais informação, independentemente da sua reutilização.
Examinado, etiquetado, numerado, fotografado, recuperado e restaurado, o objeto é submetido a uma minuciosa pesquisa documental, histórica, iconográfica, posteriormente reunida em um repertório do museu.
Os museus estão voltados basicamente para a preservação, a pesquisa e a comunicação das provas materiais do homem e do seu meio ambiente, isto é, seu patrimônio cultural e natural.
A política de aquisição do acervo dos museus é estabelecida para atender a interesses às vezes conflitantes de seus fundadores, dirigentes, especialistas e comunidade.
Independentemente do nível de sofisticação, o sistema de documentação se torna inoperante se os objetos perdem ou não têm o número de identificação.
Um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informações em conseqüência do uso, manutenção, reparos, deterioração, perdas e ganhos que se tornam mais acentuados quando há mudanças de um contexto para outro.
Os objetos produzidos pelo homem são portadores de informações intrínsecas e extrínsecas. As intrínsecas são as denominadas informações documental e contextual.
As obras acumuladas em museus devem ser organizadas tematicamente, determinando uma variedade de tipos de museus.
As categorias de informação a serem identificadas a partir dos próprios objetos ou de outras fontes apresentam três aspectos básicos: propriedades físicas dos objetos (descrição física), função e significado (interpretação), e história.
A documentação de acervos museológicos é o conjunto de informações sobre cada um dos seus itens e, por conseguinte, a representação destes por meio da palavra e da imagem.
Informações sobre o autor, título e assunto são fundamentais para a identificação dos objetos museológicos.
Não basta descrever fisicamente o objeto, é necessário reconstituir a sua história, que pode ser feita a partir dos contextos: primário, arqueológico e natural.
O acervo que não está em exposição no museu é acondicionado na reserva técnica, local climatizado ou com estabilidade climática, cujo acesso nunca é franqueado ao público.
Um museu pode prescindir de coleções mas não pode operar sem um acervo que concentre seus objetivos. Esse acervo pode ser institucional ou operacional.
O acervo de fotografia original do museu deve ficar em permanente exposição e sob a incidência de 150 lux.