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Considere a seguinte situação:Uma escola está implementando...
Considere a seguinte situação:
Uma escola está implementando um novo sistema de gestão documental e precisa organizar um grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos. Entre esses documentos estão fichas de matrícula, históricos escolares, atas de reuniões, relatórios financeiros e planos de ensino. O objetivo é garantir que os documentos sejam facilmente acessíveis, preservados conforme necessário, e que o sistema permita uma consulta eficiente.
Considerando os princípios de classificação documental, como a escola deve proceder para organizar esses documentos de maneira eficiente e em conformidade com as melhores práticas de arquivamento?
A
Dividir os documentos em categorias funcionais, como "Acadêmicos," "Administrativos," e "Pedagógicos," aplicando subsequentes classificações específicas dentro de cada categoria, garantindo que cada uma tenha regras claras de arquivamento e acesso.
B
Organizar os documentos em ordem cronológica de criação e com base na frequência de uso, armazenando aqueles de uso esporádico em locais menos acessíveis.
C
Classificar todos os documentos em uma única categoria geral denominada "Documentos Administrativos," e depois utilizar um índice alfabético para facilitar a consulta.
D
Manter todos os documentos em um único repositório digital utilizando uma ferramenta de busca por palavras-chave para localizar documentos quando necessário.