Segundo o Manual de Redação da Presidência da República...

devem conter informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que o expede, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/)

dispensam o nome do documento, já que sua natureza pode ser inferida no momento de leitura por parte do destinatário.

podem deixar de ser indicados neles o local e a data, uma vez que as informações que constam no corpo do texto compõem o essencial desse tipo de comunicação.

devem todos ser alinhados de forma justificada, devendo as informações próprias de citações ser redigidas em fonte menor que a do texto principal, alinhadas à direita.

exigem que todos os termos sejam redigidos por extenso, inclusive numerais, uma vez que a comunicação oficial não admite abreviações de palavras.