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Ao produzir um documento oficial, o produtor do texto deve:
usar, na introdução, as formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que.
usar negrito para realce de palavras e trechos quando necessário e evitar o uso de sublinhado para realçar palavras e trechos em comunicações oficiais.
grafar siglas com todas as letras maiúsculas.
usar Digníssimo (DD) e Ilustríssimo (Ilmo.) sempre que se dirigir a uma autoridade de nível hierárquico superior.