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A correspondência oficial deve seguir um padrão determinado. De acordo com o Manual de Redação Oficial do Governo do Estado de Santa Catarina pode-se afirmar que correspondências oficiais são:
Variadas formas de textos pelas quais os servidores públicos se comunicam com diversos órgãos e com particulares.
Instrumentos pelos quais o Poder Público se comunica formalmente com órgãos e servidores públicos, e com particulares.
Instrumentos pelos quais o Poder Público se comunica formalmente apenas com órgãos e servidores públicos, excluindo-se particulares.
Instrumentos propostos pelo Poder Público, a fim de fortalecer os vínculos entre as variadas esferas que o constituem por meio da comunicação.
Quaisquer tipos de documentos oficiais que tenham como finalidade contribuir para o avanço da comunicação de forma clara e objetiva entre os órgãos que constituem o Poder Público.