De acordo com o Manual de Redação da Presidência da...

são uma forma de comunicação informal e que, por esse motivo, quando usados em contextos oficiais, devem ser redigidos em linguagem coloquial.

são comuns na administração pública e têm valor documental quando há certificação digital que ateste a identidade do remetente.

devem ser evitados no caso de comunicações enviadas por órgãos públicos aos cidadãos, por não serem considerados documentos oficiais.

devem conter no campo “assunto” uma numeração que os identifique e que não revele o conteúdo, por questões de privacidade.

podem ser redigidos sem o emprego de pronomes de tratamento, pois possuem uma padronização diferente daquela dos demais documentos.