Em redações oficiais, é certo

identificar o autor da correspondência com seu nome e cargo abaixo da assinatura.

escolher a forma de tratamento “Vossa Senhoria”, se o destinatário for mulher.

fechar o texto com “respeitosamente”, para pessoas do mesmo nível hierárquico.

usar a expressão “Digníssimo Senhor” para o destinatário em posição hierárquica superior.

usar o pronome “vosso”, no caso de ter sido escolhida a forma de tratamento “Vossa Excelência”.