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Na redação oficial e na rotina administrativa de instituições públicas, a distinção entre as espécies documentais é crucial para a validade do ato e a produção de efeitos jurídicos. A "Declaração" é um documento frequentemente utilizado para afirmar a existência ou inexistência de um fato ou situação. Do ponto de vista técnico-administrativo, a Declaração diferencia-se da "Certidão" e do "Atestado" porque:
Constitui um relato de conhecimento pessoal, sob responsabilidade do declarante, sobre um fato ou situação de que tem ciência, sem necessariamente basear-se em registros oficiais permanentes.
É um documento emitido exclusivamente por autoridade portadora de fé pública, extraído obrigatoriamente de livros ou registros em poder da administração.
Trata-se de um documento de caráter normativo que cria obrigações para os servidores subordinados à autoridade que a firma.
Serve exclusivamente para comprovar a veracidade de dados técnicos observados por profissional especializado no momento da emissão.