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A chefia solicitou ao Auxiliar que preparasse uma comunicação oficial ao Secretário de Obras de um município vizinho, pedindo dados sobre uma obra realizada entre as duas cidades. De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, para essa solicitação:
O memorando é o documento adequado, voltado para o trato de assuntos de rotina entre órgãos autonomamente diferentes.
A ata deve ser utilizada, consistindo no relato oficial das decisões tomadas e direcionada a autoridades de mesma hierarquia.
O requerimento formaliza o pedido de um órgão público em face de outro para garantir direitos institucionais.
O ofício é o expediente adequado, seguindo o Padrão Ofício de formatação, adotado para a comunicação externa entre órgãos públicos ou com particulares.