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Concernente às comunicações oficiais, excetuando-se aquelas assinadas pelo Presidente da República, o signatário deverá ser:
Informado, embora o cargo da autoridade que expede o documento não seja explicitado.
Sempre informado antes de qualquer outro conteúdo de que tratará o expediente em questão.
Resguardado, evitando-se a exposição indesejável da autoridade responsável por tais comunicações.
Informado, utilizando-se nome da autoridade que realiza a expedição, em letras maiúsculas e sem negrito.
Informado em página isolada ao expediente para que a devida ênfase seja dada à autoridade que a expede.