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Uma câmara municipal implementou um novo sistema para...
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Q3585583
Legislação dos Órgãos
Resolução nº 91/2009 - Institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as
Teclas de Atalhos
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Uma câmara municipal implementou um novo sistema para gerenciar documentos e correspondências recebidas, priorizando eficiência no protocolo, arquivamento e digitalização. Durante um dia de trabalho, o agente administrativo da recepção recebe:
I.Um ofício físico com prazo urgente para resposta.
II.Uma correspondência digital enviada por e-mail sem indicação clara do setor destinatário.
III.Um documento interno que precisa ser digitalizado e anexado ao sistema eletrônico de gestão documental.
Considerando as boas práticas de gestão de documentos e correspondências, qual é a conduta mais adequada para lidar com essas situações de forma eficiente e organizada?
A
Registrar o ofício no protocolo, encaminhá-lo ao setor responsável, direcionar a correspondência digital para triagem administrativa e digitalizar o documento interno, anexando-o ao sistema eletrônico.
B
Manter o ofício físico em papel e armazenar as correspondências digitais no e-mail, atualizando o sistema de gestão apenas ao final do expediente.
C
Digitalizar todos os documentos antes de realizar qualquer registro ou encaminhamento, para garantir que estejam disponíveis no sistema eletrônico.
D
Priorizar o ofício físico devido ao prazo urgente e arquivar os demais documentos temporariamente até que haja tempo para análise e digitalização.
E
Encaminhar a correspondência digital ao setor jurídico para análise preliminar, arquivar o ofício físico provisoriamente e priorizar a digitalização do documento interno.