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O conhecimento sobre uso adequado do telefone compõe o conjunto de técnicas e rotinas do profissional de secretariado e tem como finalidade proporcionar uma melhor comunicação com o cliente. No atendimento telefônico, deve-se:
Aguardar para atender acima de três toques.
Deixar o cliente esperando.
Sempre pedir para o cliente retornar depois.
Gritar com o cliente se ele for indelicado.
Personalizar o atendimento a partir da percepção do estado emocional do cliente.