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Durante uma visita técnica à secretaria de uma escola pública, a equipe gestora observo...
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Q4226194
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Durante uma visita técnica à secretaria de uma escola pública, a equipe gestora observou que documentos de alunos estavam arquivados de forma desorganizada, com mistura de dados de matrícula, boletins e relatórios financeiros. Constatou-se ainda a ausência de padrões no uso de etiquetas e a inexistência de um sistema digital que centralizasse as informações. Diante desse cenário, o(a) secretário(a) escolar propôs uma reestruturação do processo de gestão documental, visando maior eficiência, segurança e agilidade no atendimento.
Com base no texto e na situação apresentada, assinale a alternativa correta que representa uma ação adequada à boa gestão de documentos escolares:
A
Aumentar o número de colaboradores envolvidos na organização documental, criando divergência de procedimentos e mantendo as informações acessíveis a todos.
B
Manter a gestão documental apenas em formato físico, evitando o uso de sistemas eletrônicos que demandam capacitação e atualização tecnológica.
C
Guardar todos os documentos em um único arquivo físico, priorizando a economia de espaço e o acesso restrito apenas à equipe gestora.
D
Adotar um sistema de arquivamento categorizado, com identificação visual por cores, e integrar o uso de ferramentas digitais para consulta rápida e segura das informações.