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O contrato de hospedagem formaliza a relação entre o hóspede e o estabelecimento hoteleiro, garantindo direitos e deveres para ambas as partes. Para sua validação, alguns documentos escritos são considerados essenciais no momento do registro. Os dois documentos escritos principais, que consubstanciam o contrato de hospedagem, no momento do registro do hóspede, são
o livro de reclamações, o formulário de feedback do hóspede e a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH), que são entregues após o check-out.
a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH), para preenchimento e assinatura, e o Cartão do Hóspede, com as informações necessárias à sua estada.
o termo de compromisso de cofre individual e a planilha de garagem, assinados apenas se o hóspede utilizar esses serviços.
a rooming list, o voucher da agência de viagem, e a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) para hóspedes vips.
a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) e o Certificado de Classificação do SBClass, para fins de regularidade.