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A gestão dos documentos numa organização envolve procedimentos que estão ligados à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Os documentos podem ser organizados e classificados como mostram os itens a seguir, EXCETO:
A
Documentos permanentes.
B
Documentos intermediários.
C
Documentos correntes.
D
Documentos bônus.
No que tange à Gestão de Documentos, é correto afirmar que é o conjunto de procedimentos
A
tecnológicos e processuais relativos às atividades de criação, intermediação, classificação e arquivamento dos documentos na fase corrente, de modo a eliminá-los dentro do prazo estabelecido pela instituição.
B
interligados a um sistema de informações relacionado à produção, utilização e destino dos documentos indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
C
e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
D
referentes à análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a determinar quais serão objeto de arquivamento permanente e quais serão eliminados por terem perdido seu valor de informação.
E
que inclui as atividades de recebimento, classificação, registro, expedição e arquivamento de documentos em fase intermediária bem como a elaboração de normas de consulta e recuperação de informações.
Ano:
2023
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo - 2023
No processo de gestão de documentos arquivísticos, é verificado a classificação sendo uma atividade essencial, avalie as opções a seguir e marque V(verdadeiro) e F(falso), assinale a opção CORRETA.
(__)Após classificado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo as seguintes operações: inspeção e ordenação.
(__)Quando os processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo não há necessidade de recibo de empréstimo.
(__)A classificação dos documentos possibilita maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das atividades.
(__)Arquivamento consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo:
A
F, F, V e V.
B
V, V, V e V.
C
V, F, V e V.
D
F, V, F e F.
Sobre as fases básicas que envolvem a gestão documental nas organizações, assinale a alternativa correta:
A
A fase de produção e destinação corresponde a atividades idênticas.
B
A fase de utilização corresponde ao fluxo dos documentos para o cumprimento de sua função administrativa.
C
A fase de produção é referente à forma de trabalho de cada setor, uma espécie de setor de qualidade que mede a eficiência de cada servidor.
D
A fase de destinação refere-se ao ato de elaborar documentos em razão de suas atividades específicas.
A ordenação de documentos estabelece o lugar que o documento ocupará dentro do agrupamento definido na atividade de classificação.
C
Certo
E
Errado
A captura de um documento consiste em declará-lo como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística de documentos por meio, no mínimo, das seguintes ações:
A
registro; classificação; avaliação; conservação preventiva; arquivamento.
B
registro; classificação; indexação; conservação preventiva; descrição; arquivamento.
C
registro; classificação; indexação; atribuição de restrição de acesso; armazenamento.
D
registro; classificação; indexação; atribuição de restrição de acesso; arquivamento.
E
registro; classificação; indexação; descrição; atribuição de restrição de acesso; arquivamento.
No contexto da gestão documental em sistemas informatizados, a funcionalidade de controle do fluxo de trabalho é equivalente à tramitação de documentos controlada por um sistema de protocolo.
C
Certo
E
Errado
No contexto do arquivamento, o termo ___________ refere-se ao conjunto de procedimentos usados para organizar, classificar e manter os documentos em condições ideais de conservação.
A
Gestão de pessoas.
B
Estrutura organizacional.
C
Fluxo de caixa.
D
Protocolo.
E
Gestão de documentos.
Em gestão documental, o instrumento utilizado para definir os prazos de guarda e de destinação final de documentos é
A
o inventário.
B
a tabela de temporalidade.
C
o código de conduta.
D
a notação.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os arquivos permanentes são os formados por documentos que ainda possuem valor primário, ou seja, têm valor administrativo.
C
Certo
E
Errado
Sobre os objetivos da gestão de documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Permite o aproveitamento racional dos recursos humanos.
( ) Contribui para a eliminação dos documentos permanentes.
( ) Assegura a produção, a utilização e a destinação final dos documentos.
( ) Garante que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.
A sequência está correta em
A
F, F, V, V.
B
F, V, F, F.
C
V, V, F, F.
D
V, F, V, V.
As organizações precisam organizar seus arquivos mortos seja ele físico ou digital e seguir procedimentos adequados de descarte após o período regular de arquivamento. Assinale a alternativa correspondente a exemplos de documentos que com um tempo podem ser considerados como arquivos mortos.
A
Relatórios gerenciais, revistas corporativas e certificados.
B
Notas fiscais, boletins e relatórios de produção.
C
Relatórios gerenciais, atas e notas fiscais.
D
Certificados, contratos sociais e relatórios gerenciais.
E
Boletins, atas, revistas corporativas.
Para cumprimento do seu ciclo vital, os documentos passam por três fases de arquivamento; São elas: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas são definidas de acordo com fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.
Sobre a fase intermediária, é CORRETO afirmar que
A
não tem seu grau de importância durante o processo de rotina.
B
é utilizada com muita frequência pelo negócio, já que auxilia diretamente na manutenção das atividades cotidianas.
C
é considerada inalienável, não conta com restrição de acesso, nem perde o valor ou a validade.
D
diz respeito à conclusão de um registro de acesso.
E
é uma fase voltada para o arquivamento digital.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No setor de protocolo, a análise do conteúdo consiste, entre outros, na verificação da existência de despachos nos documentos que adentram a área.
C
Certo
E
Errado
Os órgãos públicos possuem grande volume de documentação. Toda a expedição e recepção de documentos devem ser protocoladas e registradas em sistema, visando evitar extravios, perda de prazos e demais problemas no processo. Contudo, com o uso da tecnologia é possível minimizar esse fluxo de documentos que ocorre por meio físico. Sobre algumas das vantagens do uso da tecnologia, analise as afirmativas abaixo.
I. Redução do papel.
II. Agilidade no processo.
III. Facilidade no compartilhamento das informações.
Estão corretas as afirmativas:
A
I, II, III
B
I e II apenas
C
I e III apenas
D
II e III apenas
Na gestão de documentos por meios eletromagnéticos, é correto afirmar que
A
a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos dispensa a utilização da certificação digital.
B
digitalização diz respeito à conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
C
os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em nenhuma hipótese, podem ser eliminados.
D
o documento digital não possui o mesmo valor probatório do documento original.
E
constatada a integridade do documento digital nos termos normativos estabelecidos após a digitalização, o original poderá ser destruído, inclusive os documentos de valor histórico.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a gestão de documentos, arquivos e protocolo.
( ) Acervo é a totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
( ) Apensação é a técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.
( ) Arquivamento é a sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.
( ) Documento ostensivo é aquele sem qualquer restrição de acesso.
( ) Notação é o processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos com vista ao seu controle físico e/ou intelectual.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • V • V
B
V • F • V • V • F
C
V • F • F • V • F
D
F • V • V • F • V
E
F • V • F • F • F
No setor de protocolo é iniciado a gestão dos documentos da empresa pública, garantindo o controle e organização das atividades arquivísticas. Analise as questões abaixo, todas estão corretas sobre a gestão de documentos, EXCETO:
A
O setor de protocolo é responsável por controlar a tramitação e a expedição dos documentos, na Administração Pública.
B
Para garantir agilidade no processo das informações da Administração Pública é preciso registrar todos os documentos.
C
O protocolo é um serviço responsável por receber os documentos dos órgãos públicos.
D
A classificação dos documentos no setor público não é necessária, é apenas praticada nas empresas privadas, a gestão das empresas privadas é muito burocrática.
A implementação de sistemas informatizados de gestão de documentos tem promovido descentralização das atividades de protocolo.
C
Certo
E
Errado
Em relação à gestão de documentos, assinalar a alternativa CORRETA:
A
Trata-se de documentos com informações financeiras
B
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
C
Conjunto de documentos que auxiliam os gestores em decisões importantes.
D
Trata-se de conjunto de regras administrativas.
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