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A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas: produção, utilização e destinação. A fase de destinação engloba
A
a elaboração de formulários e correspondência.
B
o controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias
C
o aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos.
D
a escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.
E
a guarda de documentos que possuírem valor probatório.
Programas de documentação trazem diversos benefícios organizacionais. Todas as alternativas abaixo trazem características assim, COM EXCEÇÃO de:
A
Construção de um sistema de identificação organizado;
B
Padronização dos métodos de arquivamento;
C
Mais velocidade na consulta de documentos;
D
Aumento na ocorrência de erros.
Ao atuar na gestão documental, quais são os instrumentos de gestão que podem ser utilizados?
A
O Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental e o Manual de Gestão Arquivística de Documentos.
B
Os Princípios Elementares de Arquivamento, as Regras para Identificação da Idade dos Documentos e os Padrões Comparativos de Documentos.
C
A Política Nacional de Arquivos Públicos, o Conjunto de Procedimentos e Operações Técnicas e o Arquivamento Definitivo do Acervo Documental.
D
A Produção e Tramitação de Documentos, a Avaliação de Documentos nas Fases Corrente e Intermediária e o Referencial para Eliminação ou Guarda Permanente.
E
O Plano de Utilização de Documentos Arquivísticos, o Quadro de Avaliação da Produção Documental no Tempo e a Cartilha de Destinação dos Documentos.
Analise as afirmações referentes à Arquivologia e à Gestão de Documentos.
I. Documento é toda unidade de registro de informações em suporte papel, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
II. Os órgãos e entidades da administração pública atuam nos mais diversos domínios do conhecimento, e as funções e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de informações, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem documentos de arquivo.
III. A Teoria das três idades é a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a quantidade de documentos produzida pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.
IV. Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
V. As fases da gestão de documentos são: produção, utilização, identificação, separação, conferência e destinação final.
Estão corretas apenas as afirmativas:
A
II, IV
B
III, IV
C
I, II, V
D
I, III, IV
E
II, IV, V
Em relação ao recebimento, transmissão e armazenamento de informações, analise os seguintes indicadores:
I – Preservação adequada de documentos e arquivos importantes.
II – Otimização do processo de busca por informações.
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais.
IV – Redução na quantidade de papel utilizada.
A alternativa que apresenta de forma completa e CORRETA os indicadores obtidos com um programa de gestão de arquivos é:
A
Apenas I.
B
Apenas II e III.
C
Apenas I e IV.
D
I, II, III, IV.
Observe as tabelas abaixo e relacione as fases da gestão documental com suas definições:
TABELA I
A | Primeira fase: produção - “ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.” |
B | Segundo fase: Utilização de documentos - “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.” |
C | Terceira fase: Destinação de documentos - “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos...” |
TABELA II
( ) | A fase engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários; nela também são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da informação. |
( ) | Nesta fase o objetivo é o controle da produção de documentos, garantido uma melhor gestão dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários. |
( ) | É o final do ciclo de intervenção. É a última fase, mas não menos importante. É nela que se irá avaliar se os documentos serão eliminados, ou, devidos ao valor permanente, se serão recolhidos ao arquivo. |
A sequência correta obtida no sentido de cima para baixo é
A
I, II, III.
B
III, II, I.
C
I, III, II.
D
II, I, III.
Ano:
2020
Banca:
Dédalus Concursos
Considerando a gestão de documentos, é correto afirmar que:
A
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas iguais.
B
Os documentos de arquivo diferem dos documentos de biblioteca por não serem criados ou produzidos em exemplares múltiplos.
C
A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se acondicionamento.
D
Em relação ao tipo de conjunto, os documentos de arquivos são reunidos pelo conteúdo.
E
Os documentos de arquivo são produzidos para atender apenas finalidades administrativas e jurídicas.
Os instrumentos de classificação e temporalidade relativos às atividades finalísticas podem ser aplicados assim que estejam aprovados pela Comissão de Avaliação de Documentos da instituição do Poder Executivo federal a que se referem.
C
Certo
E
Errado
A ausência de gestão de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao patrimônio público documental. Marque a alternativa que não apresenta uma vantagem que contribua para uma gestão eficiente da gestão de documentos.
A
Organização, eficiência e legalidade administrativa.
B
Diminuição de riscos e custos.
C
Formação de massas documentais acumuladas.
D
Diminuição da burocracia.
E
Boa utilização do mobiliário e equipamentos.
Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
I – Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.
II – Otimização do processo de busca por informações.
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
IV – Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma COMPLETA E CORRETA todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:
A
Apenas o fator I está correto.
B
Apenas os fatores II e III estão corretos.
C
Apenas os fatores I, II e III estão corretos.
D
Apenas os fatores III e IV estão corretos.
A respeito de conceitos e definições da gestão da informação e da gestão do conhecimento, julgue os itens a seguir.
I Mapa de conhecimento é um instrumento da gestão do conhecimento.
II A gestão da informação tem como objeto o conhecimento tácito ou subtendido.
III Em uma organização, a gestão do conhecimento pode ser aplicada pontualmente ou incluir numerosas competências.
IV Os conceitos de gestão da informação e de gestão do conhecimento são divergentes.
Assinale a opção correta.
A
A Apenas os itens I e III estão certos.
B
Apenas os itens I e IV estão certos.
C
Apenas os itens II e III estão certos.
D
Apenas os itens II e IV estão certos.
E
Todos os itens estão certos.
A Gestão de Documentos ou Gestão Documental é uma atividade importante na gestão pública. Assinale a alternativa que não se refere a essa atividade.
A
É a utilização de técnicas e procedimentos com o objetivo de organizar a massa de documentos acumulada e definir novas práticas para a produção, utilização, guarda e descarte de novos documentos.
B
Determina o uso de procedimentos e ferramentas que otimizem a criação, a tramitação e o arquivamento documental.
C
Torna a organização mais burocrática e menos produtiva.
D
Otimiza a forma de documentar, tornando essa prática padronizada, acessível, rápida, segura e sustentável.
A Gestão de Documentos é dividida em três fases, conforme propõe James Rhoads (1983). Qual das alternativas não corresponde a uma dessas fases?
A
Produção dos documentos.
B
Manutenção e uso.
C
Destinação final de documentos.
D
Transporte de documentos.
Com relação à classificação de documentos e aos instrumentos de gestão arquivística, assinale a opção correta.
A
A classificação de documentos é exclusivamente uma organização física do acervo, enquanto a eliminação é uma organização intelectual.
B
O código de classificação de documentos apresenta a identificação dos prazos de guarda dos documentos.
C
A listagem de eliminação de documentos é suficiente para que a documentação selecionada seja descartada, sem a necessidade de autorização.
D
O código de classificação de documentos estabelece critérios para a microfilmagem de documentos e para o recolhimento de documentos.
E
A classificação de documentos é uma atividade que deve retratar a vida das instituições, sendo fiel às suas estruturas e funções.
A Política Nacional de Arquivos Públicos (Lei nº 8.159/1991), em seu Art. 1º, dispõe sobre a importância da gestão documental no poder público: “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Sobre a definição de gestão de documentos, considerando o Art. 3º da Lei 8.159/1991, assinale a afirmativa correta.
A
É o conjunto de ações voltadas à guarda de documentos, de acordo com o ciclo de vida conforme classificação.
B
São as técnicas ou tecnologias empregadas para acondicionamento e manutenção de um acervo bibliográfico ou documental.
C
Refere-se ao emprego de recursos humanos, materiais ou financeiros voltados ao arquivamento de documentos em repartições ou órgãos públicos.
D
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão, preservação e disponibilidade de documentos e informações, através do setor competente, são imprescindíveis para o planejamento, controle e eficácia da administração municipal.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa que apresenta corretamente o tipo de arquivo adequado para se arquivar o Histórico Escolar com o qual o estudante matriculou-se.
A
Arquivo permanente.
B
Arquivo digital.
C
Arquivo semipermanente.
D
Arquivo corrente.
E
Arquivo semicorrente.
Assinale a alternativa correta.
A
O registro de documentos de arquivo é o conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos pelo tempo que for necessário.
B
A descrição arquivística refere-se ao esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo.
C
A classificação arquivística é conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos arquivísticos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
D
A preservação de documentos relaciona-se aos vínculos que os documentos arquivísticos guardam entre si e que expressam as funções e atividades da pessoa ou organização que os produziu.
E
O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Em relação a Gestão de Arquivos, aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes são denominado:
A
Arquivo morto.
B
Arquivo complementar.
C
Arquivos de terceira idade ou permanentes.
D
Arquivos de primeira idade ou corrente.
E
Arquivos de segunda idade ou intermediário.
De acordo com MEDEIROS e HERNANDES, analisar a sentença abaixo:
Os arquivos públicos classificados como permanentes são os conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes, enquanto os correntes são conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente (1ª parte). Os documentos classificados pelo sistema de classificação alfabético podem ser ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local (2ª parte).
A sentença está:
A
Totalmente correta.
B
Correta somente em sua 1ª parte.
C
Correta somente em sua 2ª parte.
D
Totalmente incorreta.
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