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A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas: produção, utilização e destinação. A fase de destinação engloba
a elaboração de formulários e correspondência.
o controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias
o aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos.
a escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.
a guarda de documentos que possuírem valor probatório.